Welches IT-Betriebsmodell?

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In-House-Betrieb, Managed Service, Hosting, (private, hybrid, public) Cloud: Die Vielfalt an unterschiedlichen IT-Betriebsmodellen kennt mittlerweile (fast) keine Grenzen mehr und stellt viele Unternehmen vor die Herausforderung, sich aus der Fülle an Möglichkeiten die für ihre Anforderungen an eine leistungsfähige, zuverlässige und flexible IT-Umgebung beste Alternative herauszusuchen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen stoßen dabei an ihre Grenzen. Erschwerend kommt dazu, dass es häufig die "eine beste Option" überhaupt gar nicht gibt, sondern es darum geht, den optimalen Mix an IT-Betriebsmodellen zusammenzustellen.

In-House-Betrieb: Alles im Griff (?)

Der Betrieb der IT-Infrastruktur im eigenen Unternehmen ist sicher die häufigste Variante des IT-Betriebs. Die eigene IT steht im Keller oder im Server-Raum, um Installation und Betrieb kümmert sich ein (Teilzeit-) IT-Verantwortlicher – häufig mit Unterstützung durch einen externen (Teilzeit)-IT-Berater. Der Vorteil: Das Unternehmen verfügt über die volle Kontrolle über seine IT und hat (theoretisch) "alles im Griff".

Der Nachteil: Das Unternehmen ist auch dafür verantwortlich, dass alles funktioniert, stets auf dem neuesten Stand ist (Patches, Updates, etc.) und das IT-System stets an die kontinuierlich steigenden Anforderungen der Benutzer angepasst wird.

Im Zuge der raschen Digitalisierung, dem Einstieg der so genannten „digital natives“ in die Berufswelt und einer immer höheren Komplexität einer über die Jahre gewachsenen IT-Infrastruktur stoßen gerade kleine und mittlere Unternehmen immer häufiger an ihre Grenzen. Dies gilt insbesondere in Branchen, in denen IT-Knowhow nicht zu den Kernkompetenzen der Mitarbeiter gehört.

Managed Services: Make or Buy

Und so haben Unternehmen bereits in der Vergangenheit versucht, beim Auf-/Ausbau und Betrieb ihrer IT jemanden ins Boot zu holen, der sich damit auskennt, und die Dienste so genannter Managed Service Provider in Anspruch genommen. Ein MSP bietet in der Regel an, die Verantwortung für die Bereitstellung vorab definierter Dienstleistungen für seine Kunden zu übernehmen, z.B. das regelmäßige Backup der Unternehmensdaten, den 1st-Level-IT-Support für die Mitarbeiter oder das Sicherstellen einer möglichst hohen IT-Sicherheit (Firewall, Virenscan, etc.).

Der Vorteil für das Anwenderunternehmen besteht natürlich darin, dass er Teile der Verantwortung an einen (hoffentlich) erfahrenen Experten auslagern kann und sich nicht selbst darum kümmern muss.

Auf der anderen Seite gibt er natürlich Kontrolle ab und muss sich darauf verlassen können, dass der MSP in dem ihm übertragenen IT-Bereich „alles im Griff hat“.  Darüber hinaus muss natürlich geklärt sein, wie die Abstimmung und Koordination über die weiter In-House betriebene IT-Umgebung und den als Managed Service extern bezogenen IT-Dienstleistungen erfolgt.

Cloud Computing: Hype und Realität

Das Thema Cloud Computing gehört sicher zu den IT-Hype Themen des vergangenen Jahrzehnts. Schon früh lockten die ersten Cloud Computing-Anbieter mit dem Versprechen, IT ab sofort „aus der Steckdose“ anzubieten. Als Übertragungsmedium dient dabei aber natürlich nicht das Stromnetz, sondern die Internetverbindung. Getreu einem weiteren Motto „Anywhere, Anytime, Any Device“ sollen die Cloud Computing-Kunden unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät jederzeit und überall in der Lage sein, via Internet auf ihre Daten und Anwendungen zuzugreifen. Bezahlt werden soll in der Regel „pay per use“, also nur das, was man auch genutzt hat.

Mittlerweile hat sich die Cloud auch hier in Deutschland als Alternative zum klassischen In-House-Betrieb etabliert. Gerade Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen sind so heute in der Lage, über entsprechende Cloud-Plattformen zusammenzuarbeiten, ohne dass sie selbst in eine eigene IT-Infrastruktur investieren müssen. Die technische und organisatorische Verantwortung für die Verfügbarkeit und Sicherheit dieser Plattformen liegt natürlich ausschließlich beim Betreiber. Dies kann insbesondere beim Thema Datenschutz und Datensicherheit eine Herausforderung sein, wenn der Cloud Service Provider Daten im Ausland speichert, die dort auf Grund rechtlicher (DSGVO) oder standesrechtlicher Vorgaben (Ärzte, Steuerberater, Rechtsanwälte, etc.) nicht gespeichert werden dürfen. Aber auch bei der Performance und Verfügbarkeit ist der Cloud Computing-Anwender vom Service Provider abhängig.

Darüber hinaus werden Unternehmen, die bereits über eine eigene IT verfügen, es kaum umsetzen, diese IT komplett in die Wolke zu verlagern. Das bereits beim Thema MSP erwähnte Abstimmungs- und Koordinationsproblem zwischen eigener IT und extern bezogenem Service besteht also auch hier.

Außerdem gibt es auch im Cloud Computing nicht „die eine Wolke“, sondern viele Betriebsmodell-Facetten (Private, Hybrid, Public Cloud) die es von Anwenderseite zu evaluieren gilt.

Die IT von der Stange? Gibt es nicht

Doch nicht nur die unterschiedlichen IT-Betriebsmodelle stellen Unternehmen vor eine Herausforderung, sondern auch die Anforderungen im eigenen Unternehmen selbst. Wie die Praxis zeigt, gibt es mittlerweile zwar vielfältige Standardlösungen in bestimmten IT-Bereichen (Hardware, Storage, Vernetzung, Software). Bei der sinnvollen Zusammenstellung und Orchestrierung dieser Standardkomponenten zu einem leistungsfähigen IT-Gesamtsystem stoßen standardisierte Konzepte häufig rasch an ihre Grenzen. Denn im Detail sind Unternehmen dann eben doch verschieden und verfügen über ganz spezifische Parameter (Branche, Größe, Geschäfts-, Vertriebsmodell, etc.) und Anforderungen (Sicherheit, Verfügbarkeit, Mobile Computing, etc.), die beim Erstellen eines IT-Betriebsmodellkonzepts zu berücksichtigen sind. Darüber hinaus gilt sowohl für die IT-Technologie, als auch für Unternehmen: „Das einzige, was konstant ist, ist der Wandel!“ Dies bedeutet, dass ein IT-Betriebsmodell, das heute noch sinnvoll erscheint, sich morgen schon als „Flaschenhals“ erweisen kann, da die Rahmenbedingungen sich geändert haben.

Worauf Sie bei der Auswahl des IT-Betriebsmodells achten sollten

Wenn Sie also vor der Herausforderung stehen, sich über ein IT-Betriebsmodell Gedanken zu machen, mit dem Sie flexibel auf alle Anforderungen des Marktes reagieren können, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen und beantworten:

  • Welche Bereiche des bestehenden IT-Betriebsmodells bereiten derzeit Sorgen, wo sind Anpassungen und Veränderungen kurzfristig unbedingt erforderlich?
  • Welche Bereiche des IT-Systems möchte ich (weiter) In-House betreiben und wo kann ich mir eine Auslagerung an einen externen Dienstleister vorstellen?
  • Bin ich in der Lage, die In-House betriebenen Bereich des IT-Systems auch zukünftig performant, flexibel und sicher zu betreiben (Knowhow, Kapazitäten) oder sollte ich nicht nach externer Unterstützung Ausschau halten?
  • Verfügt der IT-Dienstleister über das Knowhow und die Erfahrung (Referenzen), um als kompetenter Partner bei Auf-/Ausbau und Betrieb des IT-Systems zu unterstützen?

Unterstützung durch ITSM – bei der Auswahl und beim Betrieb

Für meine Kollegen und mich ist die IT nur einer von mehreren Aufgabenbereichen. Da ist es wichtig, sich auf einen Partner verlassen zu können, der immer auch ein Auge auf die IT wirft.

...erklärt Jürgen Saalfrank, IT-Mitarbeiter der Firma Interback-Niederrhein und ITSM-Kunde.

Vielen Unternehmen geht es da ähnlich und genau aus diesem Grund hat sich die ITSM auf die Beratung dieser meist mittelständischen Unternehmen fokussiert. Gemeinsam mit seinen Kunden erstellt das Unternehmen ein Anforderungsprofil für die IT, gleicht diese mit den unterschiedlichen Betriebsmodellformen ab und entwickelt daraus dann ein Betriebsmodellkonzept, das die Anforderungen optimal erfüllt. Bei der Umsetzung unterstützt ITSM dann entweder beim In-House-Betrieb oder beim externen Betrieb als Hoster und Dienstleister.

Gisbert Schadek, Vorstand der E&R AG, die das Local Cloud Hosting von ITSM nutzt, erklärt:

ITSM kümmert sich um die Verfügbarkeit und Wartung des Systems und ist für den Support verantwortlich. Dieser erfolgt nicht mehr wie früher von ‚9 bis 5‘, sondern 24 x 7 rund um die Uhr. Unsere IT-Kosten sind deutlich gesunken. Darüber hinaus werden alle Leistungen von ITSM über eine monatliche Nutzungsgebühr abgerechnet, was die IT-Kosten für uns deutlich einfacher kalkulierbar macht und uns vor den früher so häufig auftretenden ‚versteckten Kosten‘ bei Betrieb und Wartung einer eigenen IT-Infrastruktur schützt.