Der Arbeitsplatz der Zukunft

„Wie sieht er aus, der Arbeitsplatz der Zukunft?"– Bereits seit einiger Zeit beschäftigt diese Frage nicht nur IT-Experten in Deutschland. Denn der ArbeitsPLATZ der Zukunft ist untrennbar verbunden mit den ArbeitsFORMEN der Zukunft. Dabei ist schon heute klar: Die Arbeitsformen – und damit auch der Arbeitsplatz – der Zukunft wird sich deutlich vom traditionellen „Nine-to-Five" Job vergangener Jahre unterscheiden.

Anforderungen neuer Arbeitsformen an die Unternehmen

Schon heute bestimmen neue Arbeitsformen wie „Mobile Working" oder „Home Office" die Arbeitswelt und stellen ganz neue Herausforderungen an die Unternehmen, die dafür die entsprechende Infrastruktur zur Verfügung stellen müssen.

Erstes Beispiel Unternehmensberatung: In den meisten Unternehmen, die in der Beratung tätig sind, gilt heute – unabhängig von deren Beratungsthema – die so genannte „4+1 Beraterwoche". 4+1 bedeutet: Vier Tage vor Ort beim Beratungskunden und ein Tag im Büro. Doch auch in den Tagen, in denen sie nicht an ihrem Arbeitsplatz sind, müssen die Berater des Unternehmens in der Lage sein, auf ihre E-Mail zugreifen zu können, gemeinsam mit anderen Kollegen und Kundenmitarbeitern an Dokumenten zu arbeiten, ihre Projektzeiten zu erfassen, ihre Reisekosten und Spesen abzurechnen, ihren Urlaub einreichen u.v.m. Insbesondere die letztgenannten organisatorischen und unternehmensinternen Aufgaben werden zum lästigen Mehraufwand, wenn sie nicht von unterwegs, sondern immer nur an dem einen „Bürotag" durchgeführt werden können.

Zweites Beispiel Vereinbarkeit von Beruf und Familie: Immer mehr (vor allem weibliche) Berufstätige stehen vor der Herausforderung, Beruf und Familie unter „einen Hut bringen" zu müssen. Das so genannte „Home Office" am heimischen Küchentisch oder im zum Büro umfunktionierten Gästezimmer ist da meistens der einzige Ausweg, damit der Spagat zwischen Berufs- und Privatleben gelingt. Doch auch hier ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber die Voraussetzungen schafft. Die Arbeit von zu Hause muss genauso reibungslos, sicher und zuverlässig möglich sein wie am Schreibtisch im Büro. Dies gilt insbesondere für den Zugriff auf Unterlagen und Informationen aus dem Unternehmen.

Drittes Beispiel Digital Natives/Generation Y: Diese Personengruppe bildet derzeit die Berufsgruppe der Berufseinsteiger und Young Professionals und ist vor dem Hintergrund des aktuellen Fachkräftemangels und des „war for talents" eine bei Arbeitgebern besonders begehrte Zielgruppe. Im Berufsalltag erweist sich diese Personengruppe allerdings häufig als etwas „schwierig" – vor allem, wenn es um die Wahl der Arbeitsform und die Ausgestaltung des Arbeitsplatzes geht. Maximale Flexibilität heißt die Devise.

So hat Fraunhofer IAO bereits 2016 sieben Trends zur Flexibilisierung und Dynamisierung der Arbeitswelt formuliert, die schon jetzt gerade von jungen Mitarbeitern in der Realität eingefordert werden:

  1. Das »agile« Arbeiten fordert künftig von Mitarbeitern jeder Hierarchiestufe, sich am Wettbewerb zu orientieren und sich an der Zielerreichung messen zu lassen.
  2. Wir werden wechselnde Aufgaben und Rollen sowie die Zusammenarbeit mit stetig wechselnden Partnern bewältigen müssen.
  3. Die Arbeit wird internationaler.
  4. Bedarfsorientiert Präsenz zu zeigen wird wichtiger – durch ständige Erreichbarkeit, räumliche Flexibilität oder Präsenz im virtuellen Raum.
  5. Wir lernen stetig und arbeiten uns auch häufiger in fremde Fachgebiete ein.
  6. Die Zusammenarbeit erfolgt in selbstorganisierten Teams.
  7. Immer mehr Menschen werden unter atypischen Vertragsverhältnissen, in befristeter Anstellung oder als freie Mitarbeiter arbeiten.

Diese Trends werden auch von anderen Personalexperten wie dem Schweizer Autor Philip Hunziker bestätigt.

Nachteile bestehender Arbeitsplatzmodelle

Vielen Unternehmen fällt es auch heute noch schwer, die anhand der oben genannten Beispiele beschriebenen Herausforderungen neuer Arbeitsformen zu bewältigen und mit den von Fraunhofer und anderen formulierten Trends Schritt zu halten. Dies hängt nicht zuletzt an der seit Jahren aufgebauten, aber in der Regel sehr starren IT-Infrastruktur. Diese ist darauf in der Regel wenig bis gar nicht ausgerichtet und stößt rasch an ihre Grenzen. Doch damit fördert sie einen Trend, der häufig mit dem Begriff „Schatten-IT" umschrieben wird. Mitarbeiter, die sich durch die firmeninterne IT in ihrer Flexibilität und Arbeit eingeschränkt oder behindert fühlen, weichen auf unternehmensexterne Lösungen aus. Und da landen dann eben die Firmenpräsentation oder das Angebot für den Kunden in einem Online-Speicher in der Cloud, damit man auch außerhalb des Unternehmens darauf zugreifen kann, die Firmenkontakte werden auf dem Privat-Handy gepflegt und die Termine im Kalender des privaten E-Mail-Accounts.

Weniger Administrationsaufwand, höhere Flexibilität, bessere Collaboration

Genau dies waren die Gründe, weshalb die BSL Managementberatung aus Köln ihre gesamte IT-Infrastruktur in die Local Cloud von ITSM migrierte. „Unser Ziel war es, unsere bestehende IT zu vereinfachen und zu verschlanken", erläutert Daniel Eggerding, geschäftsführender Gesellschafter von BSL und in dieser Funktion auch verantwortlich für die IT-Umgebung des Beratungsunternehmens die Ausgangssituation für den Umstieg in die Wolke. Als klassisches Beratungsunternehmen, bei dem die meisten Mitarbeiter nicht an einem festen Büroarbeitsplatz, sondern die meiste Zeit unterwegs oder vor Ort beim Kunden sind – Stichwort 4+1-Woche – sind mobiles Arbeiten und ein Zugriff auf zentral gespeicherte Daten heute ein absolutes Muss. „Der Weg in die Wolke war für BSL klar vorgezeichnet, die Vorteile des Cloud Computing-Betriebsmodells sind für unsere Arbeit essentiell", bestätigt Daniel Eggerding.

Doch auch in der Wolke muss es einen geben, der sich um den Betrieb der Infrastruktur kümmert und den Anwendern mit Rat und Tat zur Seite steht. Und deshalb hat sich BSL dazu entschieden, auch nach der Migration weiter auf die Service- und Supportleistungen von ITSM zu setzen. Herr Eggerding bestätigt: „Bei der gemeinsamen Arbeit am Migrationsprojekt konnten wir uns von der Kompetenz, Projekterfahrung und professionellen Arbeitsweise von ITSM überzeugen. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschieden, die Zusammenarbeit fortzuführen. Es ist gut zu wissen, dass wir mit ITSM externe Profis in der Hinterhand haben, auf die wir bei Bedarf zurückgreifen können."