Die Firma BSL Managementberatung migriert mit ITSM zu Microsoft Office 365

Weniger Administrationsaufwand, höhere Flexibilität, bessere Collaboration

IT-Infrastruktur

Die BSL Managementberatung GmbH mit Hauptsitz in Köln hat sich seit ihrer Gründung im Jahr 1991 auf die Beratung von Unternehmen, Institutionen und Organisationen aus den Bereichen öffentliche Verwaltung, Non-Profit-Organisationen (NPO) und Kirchenverwaltung konzentriert. Der Fokus der Beratungsleistungen des Unternehmens mit mittlerweile ungefähr 30 Mitarbeitenden liegt dabei schwerpunktmäßig auf der Modernisierung und Optimierung von Verwaltungen. Bei der Migration der unternehmensweiten Office-Landschaft auf die cloudbasierte Version Office 365 von Microsoft holte sich BSL mit der Firma ITSM aus Langenfeld einen externen Dienstleister als Projektpartner ins Boot.

Microsoft Office-Umgebung: Aufwand runter, Effizienz und Flexibilität rauf

Auf diesen einfachen Nenner bringt Daniel Eggerding, geschäftsführender Gesellschafter von BSL und in dieser Funktion auch verantwortlich für die IT-Umgebung des Beratungsunternehmens, die Beweggründe, die im Jahr 2015 dazu führten, sich mit einer Migration der bestehenden Microsoft Office-Umgebung zu beschäftigen. Diese war von einer großen Vielfalt unterschiedlicher Office-Versionen gekennzeichnet. Da die meisten der BSLMitarbeiter den größten Teil ihrer Arbeitszeit vor Ort beim Kunden – im gesamten Bundesgebiet und in Österreich – verbringen, war es darüber hinaus notwendig, eine eigene Serverinfrastruktur aufzubauen und zu betreiben. Denn nur so war es möglich, allen Mitarbeitern den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Unterlagen und Dokumente sowie die erforderlichen Funktionen zur Zusammenarbeit im Team (Collaboration) zur Verfügung zu stellen. Da BSL nicht über die Kapazitäten verfügte, den kompletten IT-Betrieb und die IT-Administration selbst zu erledigen, wurde eine neue einfache und doch zugleich für die Bedürfnisse der BSL passende IT-Lösung gesucht, die mit einem neuen externen Dienstleister umgesetzt werden sollte.

Umzug in die Wolke mit Microsoft Office 365

„Unser Ziel war es, unsere bestehende IT zu vereinfachen und zu verschlanken“, erläutert Daniel Eggerding die Ausgangssituation im Frühsommer 2015. „Ziel war es, auch zukünftig weiter mit Microsoft Office zu arbeiten, allerdings mit gleichem Versionsstand für alle Mitarbeiter“. Damit sollte es möglich sein, auf das bisher erforderliche Lizenzmanagement, die zeitaufwändigen Administrationsarbeiten und die Dienste eines IT-Dienstleisters zu verzichten. Herr Eggerding erinnert sich: „Unsere Marschroute lautete: ‚Alles soll einfacher werden‘. Das IT-System soll zukünftig möglichst ‚geräuschlos‘ im Hintergrund laufen.“ In einem nächsten Schritt machte sich BSL auf die Suche nach einem IT-Dienstleister, der bei der Migration unterstützen sollte.

Nach einer entsprechenden Marktrecherche und einer Reihe von Sondierungsgesprächen fiel die Entscheidung auf die Firma ITSM aus Langenfeld. Ein besonderes Entscheidungskriterium war dabei auch die räumliche Nähe. „Mir war von Anfang an klar, dass so eine Migration nicht ‚auf Knopfdruck‘ funktioniert, sondern dass dabei unter Umständen ein direkter, persönlicher Kontakt nützlich sein kann, eine räumliche Nähe zum Dienstleister also sinnvoll ist“, bestätigt Daniel Eggerding.

Cloud Computing als Betriebsmodell bewährt sich in der Praxis

Gemeinsam mit ITSM begann BSL im Sommer 2015 mit der Konzeption und Umsetzung des Migrationsprojekts. Auf Vorschlag des IT-Dienstleisters entschied sich die Unternehmensberatung für Microsoft Office 365 Business Premium. Neben einem kompletten Office-Paket für jeden Anwender – in der jeweils aktuellsten Version – enthält das Angebot einen in der Cloud bereitgestellten Exchange-Server für die E-Mail-Kommunikation sowie zahlreiche Funktionen, die den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Dateien und Dokumente (Microsoft OneDrive for Business als gemeinsamer Web-Speicher) sowie die Zusammenarbeit im Team (Skype for Business zum Chatten und für Onlinekonferenzen) ermöglichen. Damit konnten alle von BSL ursprünglich genannten Anforderungen erfüllt werden. Dass bei der Entscheidung für die Microsoft-Lösung die Einhaltung des Datenschutzes eine unabdingbare Rolle spielte, ist für BSL selbstverständlich. Alle Anwendungen und Funktionen können endgeräteunabhängig über PC und Notebook, aber auch Tablet oder Smartphone genutzt werden. BSL nutzt damit eine On-Demand verfügbare, gut strukturierte gemeinsame Plattform für alle Mitarbeitenden, ohne dass dafür eine eigene IT-Infrastruktur erforderlich ist. Damit werden auch die vorher notwendigen ITAdministrations- und IT-Betriebsaufgaben auf ein Minimum reduziert.

Migration im laufenden Betrieb funktioniert

Eine besondere Herausforderung bestand darin, den optimalen Migrationszeitpunkt bei BSL festzulegen. „Irgendjemand arbeitet bei uns immer irgendwo gerade an einem OfficeDokument. Ein Zeitpunkt, an dem das System einmal komplett stillsteht, ist so gut wie nie gegeben“, erläutert Daniel Eggerding. Aus diesem Grund wurde der endgültige Umzug auf ein Wochenende gelegt. Dank einer sorgfältigen Planung und eines umfassenden Projektplans gelang es dann auch, die Migration innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens erfolgreich abzuschließen. „Am Freitag gingen wir abends alle vom Netz und am Montag konnten wir dann alle auf der neuen Plattform weiterarbeiten, als ob nichts geschehen sei“, freut sich Herr Eggerding über die gelungene Migration.

Der Weg in die Wolke war für BSL klar vorgezeichnet, die Vorteile des Cloud Computing-Betriebsmodells sind für unsere Arbeit essentiell.
Daniel Eggerding, Geschäftsführer der BSL Managementberatung GmbH

Als Beratungsunternehmen, bei dem die meisten Mitarbeiter nicht an einem festen Büroarbeitsplatz, sondern die meiste Zeit unterwegs oder vor Ort beim Kunden sind, sind mobiles Arbeiten und ein Zugriff auf zentral gespeicherte Daten heute ein absolutes Muss. „Der Weg in die Wolke war für BSL klar vorgezeichnet, die Vorteile des Cloud ComputingBetriebsmodells sind für unsere Arbeit essentiell“, bestätigt Daniel Eggerding.

Ganz ohne externen Partner geht es dann doch nicht

Dies musste auch Daniel Eggerding einsehen. Die positiven Erfahrungen aus dem Migrationsprojekt haben aber dazu geführt, dass heute ITSM diesen Part übernommen hat. So ist der Dienstleister für den Support-Helpdesk bei BSL verantwortlich, berät das Unternehmen in allen IT-Fragen und unterstützt bei der Anschaffung von Hardware. Herr Eggerding fasst zusammen: „Bei der gemeinsamen Arbeit am Migrationsprojekt konnten wir uns von der Kompetenz, Projekterfahrung und professionellen Arbeitsweise von ITSM überzeugen. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschieden, die Zusammenarbeit fortzuführen. Es ist gut zu wissen, dass wir mit ITSM externe Profis in der Hinterhand haben, auf die wir bei Bedarf zurückgreifen können.“